Kan jeg gøre det alle mig selv…
Nogle gange føler vi, at vi håndterer alt fint. Du er virksomhedsejer og din liste af klienter er voksende stormskridt som du håbet, det ville. Pengene der kommer ind og du kan endda nyde at tilbringe en ekstra time eller to på kontoret for at blive fanget i slutningen af dagen eller tidligt om morgenen, før telefonen begynder at ringe. Dette er hvordan du ville have det, men hvis bare du havde dem en eller to ekstra timer hver dag. Den nye blackberry er fint, men du ved, du har brug for en back op på kontoret ‘just in case”. Din voksende stakken af visitkort er hober sig op i en stadig strammere elastik i din skrivebordsskuffe og du lover dig selv, at du vil organisere dem i en slags registreringssystem, «en af disse dage – snart», lover du dig selv.
Den salgsfremmende brev og postlisten du ville gøre på tirsdag vil bare nødt til at vente et par dage mere, fordi en out-of-town klient uventet kaldet og har brug for nogle af din tid. Du har mistet hele dagen, men du er ligeglad, fordi det er en del af jobbet – omrokering og genplanlægning andre klienter og pligter er en normal del af virksomheden og du nødt til at holde dine prioriteter i orden – det er kunden, der holder de penge der kommer.
Mens du er på klienten du huske endnu en ting, der har distraheret dig fra spørgsmål ved hånden. Du skulle ring og Aftal en vigtig frokost med en “potentiel” kunde du har håbet at få og det gled helt dit sind. Når du sidder, sikker du på du forlod navn og telefon antallet af restauranten klienten foreslog på en seddel på dit skrivebord. Denne uge kommer ikke helt godt, som det skal – du indser du har været der for mange af disse uger siden sidst. Virksomhed vokser, men tingene ikke bliver gjort i tide de plejede at være.
Du mister jorden i vigtige andre spørgsmål og så endnu en velsmurt maskine viser lidt af en stamme. I stedet for at fokusere på dine klienter, du er ved at blive kørt ned med administrativt kontor opgaver og de hober sig op hurtigt og rasende. Du mistede stykket papir, onsdag aftaler ikke få omlagt på tid, databasen er ikke opretholdes og fakturaerne ikke har været sendt ud – for ikke at nævne alle de daglige korrespondance, der ikke bliver taget hånd om.
Og på går det. Hvis bare der var en ekstra time eller to, selv for en uge eller to bare for at afslutte ting uden distraktioner. Et sted i dit sind du huske at klikke på et websted, der leverer disse tjenester – en slags assistent over internettet, der hjælper ud og du behøver ikke at betale for mere end hvad arbejde udføres – helt op til ti minutters intervaller. Som du jogge din hukommelse huske du ord Virtual Office Assistance eller noget i den retning. Så du kan huske Virtual Assistant – de allerede har office maskiner og software og de er erfarne fagfolk.
Nu i stedet for spekulerer på, hvordan du vil få fanget op, du kontakte en virtuel assistent og fortælle hende, hvad du vil have gjort. Pludselig din byrde er blevet lettere og du føle spændingen forlader. Når du foretager opkald, du fax, e-mail, overføre filer eller uanset hvad der skal gøres. Din VA tager det derfra. Mødet blev oprettet, de gamle aftaler blev omlagt og du får påmindelser fra dig daglige planner. Hun ringer til dig med uventede problemer der er opstået eller er forventet, og hun tog sig af din forretningsrejse til vestkysten næste måned – selv at finde en bedre pris på flybilletter og hotel så du faktisk sparet penge. Nu er du udelte opmærksomhed på klienten og du kan øge din forretningspotentiale og deltage til dine andre kunder.
Du sukke med lettelse at vide, at du behøver aldrig føler at tingene bliver foran dig igen. Som et ekstra touch, din VA kaldte dig senere for at se, hvordan mødet gik – du fortælle hende, du fik klienten. Som VA lykønsker hendes nye klient, hænge hun smiler som du både op på telefonen. Begge har haft en god dag.
Artikel forfatter: Johan MacLeod
Forfatter kontakt: vcoa@care2.com
URL: www.virtuallyconnectedofficeassistance.com
