Som sidste stedfortræderen forladt konferencen, Quinne McLachlan satte sig ned på sin bærbare computer og begyndte at skrive en anmeldelse af alt, hvad der var sket. Hun var arrangøren og hele sagen hun havde taget intim noter om de vigtigste punkter af interesse, delegeret spørgsmål der havde ikke været fuldt dækket af præsentationsmateriale og oplægsholdere, der var blevet godt modtaget eller dem, der havde bejlede kontrovers.
Hun fandt, at sin rolle som koordinator under hele eventen gav hende tid til at se både oplægsholderne og publikum. Alle de omhyggeligt planlagte elementer af konferencen kunne prøves og hun kunne måle, om de producerede den effekt, der var forventet.
Resultaterne af en vellykket (eller katastrofale) begivenhed kan være så meget af en marketing værktøj som selve arrangementet. Skrive op i sagen kan være noget, som du har lovet delegerede alligevel men gå ikke glip af en mulighed for at sende et resumé at handel publikationer og andre interesserede medier. Hvis du har mulighed for at medtage casestudier af delegerede oplevelser før, under og efter hændelsen, tilføjer dette ekstra menneskelig interesse vinkel på historien.
Brug begivenhed branding og producere en række versioner af event resultater for forskellige målgrupper.
Producere en én side pressemeddelelse, der kan blive rundsendt til alle dine valgte medier kontaktpersoner. Hvis du endnu ikke har nogen kontakter, er her en kort liste til at få dig i gang:
• Redaktion af udgivelser
• Redaktører af lokale presse
• Redaktører af lokale aktualitetsprogrammer TV og radio
• Redaktørerne af pressen
• Redaktører af nationale aktualitetsprogrammer TV og radio
Hvis du har en marketing eller PR-afdeling, kan de ønsker at styre denne proces.
• Producere en redigeret version at blive rundsendt til delegerede.
• Producere en fuld version til dit selskab arkiv og også vil blive offentliggjort på organisationens hjemmeside.
Fejrer succes
Den allersidste, men absolut den vigtigste opgave, du vil have er at fejre succesen med din event med teamet begivenhed. Organisationer varierer i den måde, at de gør dette. Overraskende, nogle virksomheder fejre ikke succes på alle, men du vil gerne opmuntre dit team til at arbejde sammen med dig igen. Så, gøre et punkt af poppe en flaske champagne, at have en blow-out måltid, passerer runde chokolade eller nedkøling på de lokale spa. Uanset hvad du vælger så glem ikke at sige en stor tak til de mange timer og endeløse dygtighed og tålmodighed alle bragt til hændelsen.
Quinne maskinskrevet den sidste fuld stop på hendes laptop. Konferencens sammenfattende lavet fremragende læsning. Hun var sikker på, hun kunne få plads i fagpressen og få nogle gode fremadrettede reklame for deres næste runde af konferencer.
At finde resten af konference team, hun hjalp dem med sidst af de rydde op, og at huske på, at en hær marcherer på sin mave, hun inviteret dem alle til et blow-out aftensmad på en lokal kro.
